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आँकड़ा संग्रहण और संगठन (तरीके, उपकरण, प्रकार और तकनीक)

अक्टूबर 26, 2022

आँकड़ा संग्रहण

This post is also available in: English

आज की दुनिया में ज्ञान शक्ति है, सूचना ज्ञान है, और आँकड़े कच्चे रूप में सूचना है। परन्तु इससे पहले कि आप किसी भी उद्देश्य के लिए उन आँकड़ों का उपयोग कर सकें, आपको इसे इकट्ठा करने और व्यवस्थित करने की आवश्यकता है। आँकड़ों के प्रबंधन और सांख्यिकी में इस प्रारंभिक चरण को आँकड़ा संग्रहण और आँकड़ा संगठन कहा जाता है।

आइए इन दो शब्दों और उनके महत्व को समझते हैं।

आंकड़ा क्या है?

सांख्यिकी गणित की एक शाखा है। इसमें जानकारी एकत्र करना, उसे सारांशित करना और यह तय करना शामिल है कि इसका क्या अर्थ है। वे मौसम और खेल टीमों के प्रदर्शन जैसी चीजों का पूर्वानुमान लगानेमें मदद कर सकते हैं। वे लोगों के बड़े समूहों के बारे में विशिष्ट चीजों का भी वर्णन कर सकते हैं—उदाहरण के लिए, छात्रों के पढ़ने का स्तर, मतदाताओं की राय, या शहर के निवासियों का औसत भार।

आँकड़ा वह शब्द है जिसका उपयोग सूचना का वर्णन करने के लिए किया जाता है। यह तथ्य, अवलोकन, संख्याएं, रेखांकन या माप हो सकता है – किसी भी प्रकार की जानकारी जो एकत्र की गई है और जिसका विश्लेषण किया जा सकता है।

डेटा को दो प्रकारों में वर्गीकृत किया जा सकता है।

  • प्राथमिक आँकड़े
  • द्वितीयक आँकड़े

प्राथमिक आँकड़ा क्या है?

प्राथमिक आँकड़ा वह आँकड़ा है जो पहली बार व्यक्तिगत अनुभवों या साक्ष्य के माध्यम से एकत्र किया जाता है, विशेष रूप से अनुसंधान के लिए। इसे अपरिष्कृत डेटा या प्रत्यक्ष जानकारी के रूप में भी वर्णित किया जाता है। जानकारी को इकट्ठा करने का तरीका महंगा है, क्योंकि विश्लेषण किसी एजेंसी या बाहरी संगठन द्वारा किया जाता है, और इसके लिए मानव संसाधन और निवेश की आवश्यकता होती है। अन्वेषक सीधे आँकड़ा संग्रह प्रक्रिया का पर्यवेक्षण और नियंत्रण करता है।

आँकड़े अधिकाँश अवलोकन, भौतिक परीक्षण, मेल किए गए प्रश्नावली, सर्वेक्षण, व्यक्तिगत साक्षात्कार, टेलीफोनिक साक्षात्कार, केस स्टडी, फोकस ग्रुप इत्यादि के माध्यम से एकत्र किया जाता है।

द्वितीयक आँकड़ा क्या है?

द्वितीयक आँकड़ा सेकेंड-हैंड आँकड़ा है जो पहले से ही कुछ शोधकर्ताओं द्वारा उनके उद्देश्य के लिए एकत्र और रिकॉर्ड किया गया है, न कि वर्तमान शोध समस्या के लिए। यह विभिन्न स्रोतों जैसे सरकारी प्रकाशनों, जनगणनाओं, संगठन के आंतरिक अभिलेखों, पुस्तकों, जर्नल लेखों, वेबसाइटों और रिपोर्टों आदि से एकत्रित आंकड़ों के रूप में उपलब्ध है।

आँकड़े एकत्र करने का यह तरीका सस्ती, आसानी से उपलब्ध है, और लागत और समय बचाता है। हालांकि, एक हानि यह है कि इकट्ठी की गई जानकारी किसी अन्य उद्देश्य के लिए है और वर्तमान शोध उद्देश्य को पूरा नहीं कर सकती है या सटीक नहीं हो सकती है।

प्राथमिक और द्वितीयक आँकड़ों के बीच अंतर

ये प्राथमिक और द्वितीयक आँकड़ों के बीच अंतर हैं।

आँकड़ा संग्रहण
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Maths can be really interesting for kids

आँकड़ा प्रबंधन क्या है?

आँकड़ा प्रबंधन दिए गए आँकड़ों पर सांख्यिकीय विश्लेषण करने की विधि है। यह वह प्रक्रिया है जिसमें आँकड़ा संग्रह, आँकड़ा संगठन, आँकड़ा विश्लेषण और अंत में ग्राफ़ या चार्ट की सहायता से इसका चित्रण शामिल है।

हवा की गति, उसकी दिशा, तापमान और आर्द्रता का प्रतिनिधित्व करने वाले आंकड़े मौसम विभाग द्वारा एकत्र किए गए आंकड़े हैं। परन्तु ये  आँकड़े आपकी मदद कैसे करते हैं? ये किसी स्थान के मौसम की भविष्यवाणी करने में मदद करते हैं। आँकड़ा तापमान $40^{\circ}$ है, सूचना अथवा जानकारी तब बनता है, जब यह एहसास होता है कि यह गर्म मौसम का सूचक है।

सूचना आँकड़ों की व्याख्या और समझ है। आप अपने दिन-प्रतिदिन के जीवन में जो संभालते हैं उसे कच्चे आँकड़े कहा जाता है, इस तरह के आँकड़ों का अपने आप में कोई मतलब नहीं होता है। इसे ठीक से व्यवस्थित और संरचित करने के बाद ही यह हमारे लिए किसी काम या अर्थ का होता है।

आँकड़ा प्रबंधन में दो प्रारंभिक चरण होते हैं:

  • आँकड़ा संग्रहण
  • आँकड़ा संगठन

आँकड़ा संग्रहण

आँकड़ा प्रबंधन या सांख्यिकी में, आँकड़ा संग्रहण किसी समस्या का समाधान खोजने के लिए सभी प्रासंगिक स्रोतों से जानकारी एकत्र करने की एक प्रक्रिया है। यह समस्या के परिणाम का मूल्यांकन करने में मदद करता है। डेटा संग्रह के तरीके किसी व्यक्ति को प्रासंगिक प्रश्न का उत्तर समाप्त करने की अनुमति देते हैं। आँकड़े एकत्र करने के बाद अगला चरण आँकड़ा संगठन है।

आँकड़ों के प्रकार के आधार पर, डेटा संग्रह विधि को दो श्रेणियों में बांटा गया है,

  • प्राथमिक आँकड़ा संग्रहण की विधियाँ
  • द्वितीयक आँकड़ा संग्रहण की विधियाँ

प्राथमिक आँकड़ा संग्रहण की विधियाँ

प्राथमिक आँकड़े या कच्चे आँकड़े एक प्रकार की जानकारी है जो सीधे प्रत्यक्ष स्रोत से प्रयोगों, सर्वेक्षणों या टिप्पणियों के माध्यम से प्राप्त की जाती है। इस प्रकार के आँकड़ों को एकत्र करने की कई विधियाँ हैं।

प्रेक्षण विधि: प्रेक्षण विधि का प्रयोग तब किया जाता है जब अध्ययन व्यवहार विज्ञान से संबंधित हो। इस पद्धति को व्यवस्थित रूप से नियोजित किया गया है। यह कई नियंत्रणों और जांचों के अधीन है। विभिन्न प्रकार के अवलोकन हैं:

  • संरचित और असंरचित अवलोकन
  • नियंत्रित और अनियंत्रित अवलोकन
  • प्रतिभागी, अप्रतिभागी, और प्रच्छन्न अवलोकन

साक्षात्कार विधि: मौखिक प्रतिक्रियाओं के रूप में आँकड़े एकत्र करने की विधि। इसे दो प्रकार से उपलब्ध किया जाता है, जैसे

  • व्यक्तिगत साक्षात्कार: इस विधि में, एक साक्षात्कारकर्ता के रूप में जाने जाने वाले व्यक्ति को दूसरे व्यक्ति से आमने-सामने प्रश्न पूछने की आवश्यकता होती है। व्यक्तिगत साक्षात्कार संरचित या असंरचित, प्रत्यक्ष जांच, केंद्रित बातचीत आदि हो सकता है।
  • टेलीफोनिक साक्षात्कार: इस विधि में, एक साक्षात्कारकर्ता मौखिक रूप से प्रश्न या विचार पूछने के लिए लोगों से टेलीफोन पर संपर्क करके जानकारी प्राप्त करता है।

प्रश्नावली विधि: इस विधि में, प्रश्नों का सेट प्रतिवादी को मेल कर दिया जाता है। उन्हें पढ़ना चाहिए, उत्तर देना चाहिए और बाद में प्रश्नावली को वापस करना चाहिए। प्रश्न प्रपत्र पर निश्चित क्रम में मुद्रित होते हैं। एक अच्छे सर्वेक्षण में निम्नलिखित विशेषताएं होनी चाहिए:

  • लघु और सरल
  • तार्किक क्रम का पालन करना चाहिए
  • उत्तरों के लिए पर्याप्त स्थान प्रदान करें
  • तकनीकी शब्दों से बचें
  • प्रतिवादी का ध्यान आकर्षित करने के लिए रंग और कागज की गुणवत्ता के अलावा आकर्षक व्यक्तित्व होना चाहिए

अनुसूचियां: यह विधि थोड़े अंतर के साथ प्रश्नावली विधि के समान है। अनुसूचियों को भरने के उद्देश्य से गणना विशेष रूप से नियुक्त की जाती है। यह जांच के उद्देश्यों और उद्देश्यों की व्याख्या करता है और यदि कोई गलतफहमी सामने आई है तो उसे दूर कर सकती है। प्रगणकों को कड़ी मेहनत और धैर्य के साथ अपना काम करने के लिए प्रशिक्षित किया जाना चाहिए।

द्वितीयक आँकड़ा संग्रहण की विधियाँ

द्वितीयक आँकड़े वास्तविक उपयोगकर्ता के अलावा किसी अन्य व्यक्ति द्वारा एकत्र किये गए आँकड़े होते हैं। इसका अर्थ है कि जानकारी पहले से ही उपलब्ध है, और कोई इसका विश्लेषण करता है। द्वितीयक आँकड़ों में पत्रिकाएं, समाचार पत्र, पुस्तकें, पत्रिकाएं आदि शामिल हैं। ये या तो प्रकाशित आँकड़े या अप्रकाशित आँकड़े हो सकते हैं।

प्रकाशित आँकड़े विभिन्न संसाधनों में उपलब्ध हैं, जैसे 

  • सरकारी प्रकाशन
  • सार्वजनिक रिकॉर्ड
  • ऐतिहासिक और सांख्यिकीय दस्तावेज
  • व्यावसायिक दस्तावेज
  • तकनीकी और व्यापार जर्नल

अप्रकाशित आँकड़े विभिन्न संसाधनों में उपलब्ध हैं, जैसे 

  • डायरियाँ 
  • पत्र
  • अप्रकाशित जीवनी

आँकड़ा संगठन

आँकड़ा संगठन कच्चे आँकड़ों को समझने योग्य क्रम में व्यवस्थित करने की विधि है। आँकड़ों को व्यवस्थित करने में वर्गीकरण, आवृत्ति वितरण तालिका, चित्र प्रतिनिधित्व, चित्रमय प्रतिनिधित्व आदि शामिल हैं।

आँकड़ा संगठन हमें आँकड़ों को व्यवस्थित करने में मदद करता है ताकि हम आसानी से पढ़ सकें और काम कर सकें। कच्चे आँकड़ों पर काम करना या कोई विश्लेषण करना कठिन होता है। इसलिए, हमें उन्हें उचित विधियों से प्रस्तुत करने के लिए आँकड़ों को व्यवस्थित करने की आवश्यकता होती है।

उदाहरण के लिए, यदि हम किसी आँकड़ों के सेट का माध्यिका ज्ञात करना चाहते हैं, तो पहला कदम आँकड़ों को आरोही या अवरोही क्रम में व्यवस्थित करना है।

आँकड़ा संगठन क्यों महत्वपूर्ण है?

आँकड़ों को व्यवस्थित करने के बहुत सारे लाभ हैं। इनमें से कुछ में शामिल हैं

  • प्रसंस्करण के लिए समय कम करता है: आँकड़ा संरचना के मामले में असंगठित आँकड़ों में कई बाधाएं हैं। मान लीजिए कि आपके पास एक स्कूल में 1000 छात्रों के परिणामों पर आँकड़े हैं, और आपको यह ज्ञात करना है कि कितने छात्रों ने 90 से अधिक प्रतिशत स्कोर किया है। यदि आपके आँकड़े असंगठित है, तो आवश्यक जानकारी एकत्र करने में बहुत समय और संसाधन लगेगा। परन्तु मान लीजिए कि आपने आँकड़ों को प्रतिशत के अवरोही क्रम में व्यवस्थित किया है, और फिर आवश्यक जानकारी को छांटना बहुत तेज़ और आसान होगा।
  • निर्णय लेने की प्रक्रिया में त्रुटियों को कम करता है: आँकड़ों को व्यवस्थित करने से आँकड़ों की हानि को कम करने और त्रुटियों को कम करने में भी मदद मिलती है। मान लीजिए कि आपको आँकड़ों के विभिन्न सेटों में भ्रम है, तो ऐसी समस्याओं का एकमात्र समाधान आँकड़ों को ठीक से व्यवस्थित करना है।

आँकड़ा संगठन के प्रकार

उपयोगकर्ता की आवश्यकता के आधार पर आँकड़ा संगठन विभिन्न प्रकार का हो सकता है। कभी-कभी, आँकड़ों का बहुलक जानने के लिए आँकड़ों में दोहराए गए मानों को एक साथ एकत्र किया जाता है या कभी-कभी डेटा को बढ़ते या घटते क्रम में व्यवस्थित किया जाता है, ताकि आँकड़ों के दिए गए सेट का माध्यिका ज्ञात किया जा सके।

विभिन्न प्रकार के आँकड़े, जिनके आधार पर उन्हें व्यवस्थित किया जाता है, नीचे दिए गए हैं:

  • कालानुक्रमिक आँकड़े: कालानुक्रमिक आँकड़ों को समय के अनुसार समूहीकृत या वर्गीकृत किया जाता है, जैसे कि दिन, सप्ताह, महीने और वर्ष। उदाहरण के लिए, वर्षों में समय के साथ जनसंख्या की वृद्धि।
  • स्थानिक आँकड़े: स्थानिक आँकड़ों को भौगोलिक स्थानों या शहरों, राज्यों, देशों आदि जैसे क्षेत्रों के आधार पर वर्गीकृत किया जाता है।
  • गुणात्मक आँकड़े: गुणात्मक आँकड़ों को विभिन्न विशेषताओं जैसे राष्ट्रीयता, लिंग, धर्म, वैवाहिक स्थिति आदि के तहत वर्गीकृत किया जाता है। ऐसे डेटा को मापा नहीं जा सकता है, लेकिन उनकी उपस्थिति और गुणात्मक विशेषताओं की अनुपस्थिति के आधार पर वर्गीकृत किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, किसी शहर में पुरुषों और महिलाओं की आबादी को वर्गीकृत करना।
  • मात्रात्मक आँकड़े: मात्रात्मक आँकड़ों का प्रकार होता है जब उपरोक्त विशेषताओं (गुणात्मक वर्गीकरण के मामले में) को संख्या-आधारित आँकड़ों जैसे ऊंचाई, आयु, छात्रों के अंक, वेतन आदि में वर्गीकृत किया जाता है।

सांख्यिकी में आँकड़ों के संगठन के तरीके

उपकरण और तरीके हमें आँकड़ों को कुशलतापूर्वक व्यवस्थित करने में मदद करते हैं। आँकड़ा व्यवस्थित करने के दो तरीके हैं

  • बारंबारता बंटन सारणी: बारंबारता बंटन सारणी एक मात्रात्मक चर के कच्चे आँकड़ों के संगठन का प्रतिनिधित्व करने का एक व्यापक तरीका है। यह सारणी दिखाती है कि एक चर के विभिन्न मान कैसे वितरित किए जाते हैं और उनकी संगत आवृत्तियाँ। बारंबारता बंटन सारणी दो प्रकार की होती हैं।
    • असतत बारंबारता बंटन सारणी: असतत बारंबारता बंटन सारणी में, चर के मान अलग-अलग निर्धारित किए जाते हैं। प्रत्येक मान के आने की संख्या विशेष मान या अवलोकन की आवृत्तियों को दर्शाती है। असतत आवृत्ति वितरण को अवर्गीकृत बारंबारता वितरण के रूप में भी जाना जाता है।
    • सतत बारंबारता बंटन सारणी: एक सतत बारंबारता बंटन सारणी एक श्रृंखला है जिसमें डेटा को बिना अंतराल के विभिन्न वर्ग अंतरालों में वर्गीकृत किया जाता है और उनकी संबंधित आवृत्तियों को वर्ग अंतराल और वर्ग चौड़ाई के अनुसार निर्धारित किया जाता है।
  • ग्राफिकल विधि: ग्राफिकल रिप्रेजेंटेशन संख्यात्मक आँकड़ों का विश्लेषण करने का एक तरीका है। यह एक आरेख में आँकड़ों, विचारों, सूचना और अवधारणाओं के बीच संबंध को प्रदर्शित करता है। इसे समझना आसान है और यह सबसे महत्वपूर्ण सीखने की रणनीतियों में से एक है। यह हमेशा किसी विशेष डोमेन में सूचना के प्रकार पर निर्भर करता है। विभिन्न प्रकार के चित्रमय प्रतिनिधित्व हैं। उनमें से कुछ इस प्रकार हैं:
    • रेखा आलेख: रेखा आलेख का उपयोग सतत आँकड़ों को प्रदर्शित करने के लिए किया जाता है और यह समय के साथ भविष्य की घटनाओं की भविष्यवाणी करने के लिए उपयोगी होता है।
    • दंड आलेख: दंड आलेख का उपयोग डेटा की श्रेणी को प्रदर्शित करने के लिए किया जाता है और यह मात्राओं का प्रतिनिधित्व करने के लिए ठोस सलाखों का उपयोग करके आँकड़ों की तुलना करता है।
    • आयत चित्र: वह आलेख जो अंतराल में व्यवस्थित संख्यात्मक डेटा की आवृत्ति का प्रतिनिधित्व करने के लिए बार का उपयोग करता है। चूंकि सभी अंतराल समान और निरंतर हैं, सभी सलाखों की चौड़ाई समान है।
    • रैखिक आलेख: यह दी गई संख्या रेखा पर आँकड़ों की आवृत्ति को दर्शाता है। ‘x’ को हर बार एक संख्या रेखा के ऊपर रखा जाता है जब वह आँकड़ा फिर से आता है।
  • वृत्त आलेख: इसे पाई चार्ट के रूप में भी जाना जाता है जो पूरे के हिस्सों के संबंधों को दर्शाता है। वृत्त को 100% माना जाता है और श्रेणियों द्वारा घेरा गया स्थान उस विशिष्ट प्रतिशत जैसे 15%, 56%, आदि के साथ दर्शाया जाता है।

अभ्यास के लिए प्रश्न

  1. आँकड़ा से क्या तात्पर्य है?
  2. आँकड़ों के दो प्रकार क्या हैं?
  3. बारंबारता बंटन सारणी क्या है?
  4. आँकड़ों के ग्राफिकल प्रतिनिधित्व के सबसे सामान्य प्रकार क्या हैं?
  5. आँकड़ा प्रबंधन क्या है?

आमतौर पर पूछे जाने वाले प्रश्न

आँकड़ा संग्रहण क्या है, उदाहरण के साथ समझाइए।

सूचना सेवा प्रदाताओं और अन्य बाहरी आँकड़ा स्रोतों से आँकड़ों का संग्रह; सोशल मीडिया, चर्चा मंचों, समीक्षा साइटों, ब्लॉगों और अन्य ऑनलाइन चैनलों पर नज़र रखना; सर्वेक्षण, प्रश्नावली, और प्रपत्र, ऑनलाइन, व्यक्तिगत रूप से या फोन, ईमेल, या नियमित मेल द्वारा किए गए; फोकस ग्रुप और आमने-सामने साक्षात्कार, आदि।

सांख्यिकी में आँकड़ा संगठन क्या है?

आँकड़ा संगठन एकत्रित आंकड़ों (कच्चे आंकड़ों) की व्यवस्थित व्यवस्था को संदर्भित करता है ताकि आँकड़ों को समझना आसान हो और आगे के सांख्यिकीय उपचार के लिए अधिक सुविधाजनक हो।

आँकड़ा संगठन के दो तरीके क्या हैं?

आँकड़ा व्यवस्थित करने के दो तरीके हैं
बारंबारता बंटन सारणी: बारंबारता बंटन सारणी एक मात्रात्मक चर के कच्चे आँकड़ों के संगठन का प्रतिनिधित्व करने का एक व्यापक तरीका है। यह सारणी दिखाती है कि एक चर के विभिन्न मान कैसे वितरित किए जाते हैं और उनकी संगत आवृत्तियाँ। 
ग्राफिकल विधि: ग्राफिकल रिप्रेजेंटेशन संख्यात्मक आँकड़ों का विश्लेषण करने का एक तरीका है। यह एक आरेख में आँकड़ों, विचारों, सूचना और अवधारणाओं के बीच संबंध को प्रदर्शित करता है। इसे समझना आसान है और यह सबसे महत्वपूर्ण सीखने की रणनीतियों में से एक है। यह हमेशा किसी विशेष डोमेन में सूचना के प्रकार पर निर्भर करता है।

निष्कर्ष

आँकड़ा प्रबंधन दिए गए आँकड़ों पर सांख्यिकीय विश्लेषण करने की विधि है। यह एक प्रक्रिया है जिसमें दो मुख्य गतिविधियाँ शामिल हैं – आँकड़ा संग्रहण और आँकड़ा संगठन। आँकड़ा संग्रहण के दो तरीके हैं – प्राथमिक आँकड़ा संग्रहण और द्वितीयक आँकड़ा संग्रहण। आँकड़ा संगठन हमें दो महत्वपूर्ण तरीकों से मदद करता है – सूचना तक पहुँचने के समय को कम करना और निर्णय लेने की प्रक्रिया में त्रुटि को कम करना।

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